Wim Scholte is werkzaam bij Bureau Zelfstandigen Fryslân (BZF) en is aanjager van de digitalisering van het Friese samenwerkingsverband. In een digitaal interview vertelt Wim dat door de Coronamaatregelen hij en zijn collega’s van BZF een hectische periode achter de rug hebben. “In maart 2020 werden er nieuwe maatregelen aangekondigd, waaronder de TOZO. Vanaf dat moment stonden wij voor forse uitdagingen”, aldus Wim. De aanvragen stroomden binnen en al snel werd duidelijk dat ze met de capaciteit van het team deze niet konden verwerken. Ze moesten op zoek naar een oplossing en vonden deze in het versneld digitaliseren van processen.

Digitalisering in stroomversnelling
De dienstverlening van het BZF heeft het afgelopen jaar een digitale vlucht genomen. Wim is in dit proces een drijvende kracht geweest. Door de Coronamaatregelen kwam het proces met brandend rubber en veel rook in een stroomversnelling terecht. “Wij hadden geen ervaring met robotisering van processen, maar deze mogelijkheid leek ons op dat moment een pragmatische en snelle oplossing. Met collega’s van diverse afdelingen uit de hele organisatie en een aantal externe partijen hebben we dit opgepakt en tot een succes gebracht.” Wim is trots op de resultaten die samen zijn behaald in dit proces van robotgestuurde procesautomatisering. “Het was een spannende periode, omdat we opeens allemaal vanuit huis aan de slag moesten. We waren aangewezen op SKYPE, ZOOM en TEAMS. Een periode waarin alle zeilen bijgezet moesten worden. Een enerverende periode!”

 “Met het doorvoeren van digitaliseringsslagen zetten we echt weer stappen vooruit. Zowel voor de klant, als voor onze medewerkers”

Stappen vooruit
Wat Wim enorm aanspreekt in deze digitaliseringsslag, is het verbeteren van de dienstverlening naar de klant. “Voorheen waren we natuurlijk ook altijd bezig met het optimaliseren van onze processen maar daar zaten we wel zo’n beetje op het maximaal haalbare niveau. Met het doorvoeren van digitaliseringsslagen zetten we echt weer stappen vooruit. Stappen die zowel voor de klant, als ook voor de medewerkers van BZF tot verbeteringen hebben geleid. Zoals dat ook in het analoge tijdperk aan de hand was, zullen we ook in het digitale tijdperk volop aan de bak moeten om te blijven innoveren en verbeteren ….. en daar zijn de uitdagingen in ruime mate voorhanden!”

Pilot met ROZ Groep, Centric en Gripvol
Om de digitalisering van het Bbz-proces verder te optimaliseren, doet BZF als deelnemer mee aan een pilot met ROZ Groep, Centric en Gripvol. Wim vertelt dat als ze verder willen ontwikkelen, ze ook specialisaties van externe partijen moeten toevoegen aan het proces. In de pilot worden slimme koppelingen gemaakt met als doel de Bbz-aanvraag van intake tot afhandeling te automatiseren. Dit neemt niet weg dat er altijd de mogelijkheid moet zijn om maatwerk voor het individu toe te passen. Wim vindt het allerbelangrijkste dat de klant uiteindelijk een verbeterde dienstverlening gaat ervaren in de vorm van een snellere respons op zijn/haar aanvraag en met een solide onderbouwing van het besluit.

Advies aan andere uitvoeringsorganisaties in Bbz
Op de vraag welk advies Wim zou willen geven aan andere uitvoeringsorganisaties die nog aan de digitaliseringslag moeten beginnen reageert hij; “Maak plannen en zoek een enthousiaste aanjager! Dit hoeft niet per definitie iemand te zijn met een ICT achtergrond, maar wel iemand die partijen bij elkaar kan brengen. Zet vooral kleine stappen, neem niet te veel hooi op de vork. De veranderingen zijn vaak ingrijpend. Zowel de klant, als een medewerker moet de tijd krijgen om het zich eigen te maken. Maar ga vooral aan de slag! Het is een boeiend, leerzaam en enerverend proces!”

“Het proces van digitaliseren is boeiend, leerzaam en enerverend!”

Het snel en deskundig opgestelde bedrijfsplan heeft geholpen om de bancaire groeifinanciering voor onze export te realiseren.

- Henk Doldersum en Reinier Hulst, Q-load B.V.